Politik der Datenaufbewahrung

Definition

Die Richtlinie zur Datenaufbewahrung einer Organisation ist eine Reihe von Regeln, die beschreiben, welche Arten von Daten von der Organisation aufbewahrt werden und wie lange.Aufbewahrungsrichtlinien regeln zudem, wie mit den Daten am Ende der Aufbewahrungsfrist umgegangen wird, wenn Unternehmen verschiedene Optionen in Betracht ziehen – von keiner weiteren Maßnahme bis hin zur Vernichtung oder Archivierung der Daten.

Richtlinien zur Datenaufbewahrung werden eingeführt, um die Einhaltung der einschlägigen regulatorischen Anforderungen zu erreichen und aufrechtzuerhalten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise in einer regulierten Branche tätig ist, in der Daten sieben Jahre lang aufbewahrt werden müssen, muss die Aufbewahrungsrichtlinie des Unternehmens diese festgelegte Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren festlegen und durchsetzen.

Ein Beispiel für einen Artikel in einer Aufbewahrungsrichtlinie wäre: „Tägliche Sicherungskopien sieben Kalendertage lang aufbewahren.“

Was ist eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung?

Zusätzlich zu der oben genannten Beschreibung müssen Organisationendie internationalen, regionalen und branchenbezogenen Standards einhaltendie für die Regionen gelten, in denen ein Unternehmen Kunden hat oder geschäftlich tätig ist. Neben der Verpflichtung, Daten für einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren, hat der Standort der Daten erheblich an Bedeutung gewonnen und ist mittlerweile fester Bestandteil der Richtlinien zur Datenaufbewahrung. So schreiben beispielsweise die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union vor, dass die Daten von EU-Bürgern innerhalb der EU-Grenzen gespeichert werden müssen.

Darüber hinaus gelten in einigen Branchen auch Aufbewahrungspflichten. Unternehmen neigen dazu, Richtlinien zur Datenaufbewahrung zu verabschieden, die über die geltenden gesetzlichen Anforderungen hinausgehen. Dies gilt insbesondere für regulierte Branchen wie das Gesundheitswesen und den Finanzdienstleistungssektor. Für Unternehmen, die im Gesundheitswesen tätig sind, ist beispielsweise eine der besonderen gesetzlichen Anforderungen dieGesetz über die Übertragbarkeit und Rechenschaftspflicht im Gesundheitswesen (HIPAA), das für Daten im Gesundheitswesen gilt, und es gibt Vorgaben dazu, wie lange HIPAA-Unterlagen aufbewahrt werden müssen, während die einzelnen Bundesstaaten die Aufbewahrungsfristen für Krankenakten regeln.(1) Außerdem müssen Unternehmen, die in den Vereinigten Staaten tätig sind,Sarbanes-Oxley-Gesetz (SOX)Richtlinien zur datenschutzkonformen Datenaufbewahrung.

Ein wesentlicher Aspekt von Richtlinien zur Datenaufbewahrung besteht darin, den teureren Primärspeicher für häufig abgerufene Daten freizuhalten. Zu diesem Zweck legen Unternehmen Richtlinien fest und setzen diese durch, wonach Daten am Ende ihrer Aufbewahrungsfrist in kostengünstigere Sekundär- oder Tertiärspeicher verschoben werden. Bei diesen Speicherebenen kann es sich um kostengünstigeren lokalen Festplattenspeicher, Bandlaufwerke oder sogar Cloud-Speicher handeln. Die gängigsten Speicherebenen für Sekundär- und Tertiärkopien sind Cloud-Speicher.Cloud-Speicherbietet Kunden zudem je nach Anforderungen an die Datenaufbewahrung verschiedene Speicherstufen oder -ebenen an. Cloud-Speicher kann als „Hot“, „Cold“ oder „Archive“ eingestuft werden, um Kunden unterschiedliche Kostenstrukturen für ihre Datenaufbewahrungsrichtlinien zu bieten.

Was sollte eine Richtlinie zur Datenaufbewahrung enthalten?

Wie bereits erwähnt, hilft eine Aufbewahrungsrichtlinie Unternehmen dabei, wichtige Daten gemäß den Regeln und Vorschriften zu verwalten, die für ihre Geschäftstätigkeit und den Standort, an dem sie tätig sind, gelten.

Eine solide Richtlinie zur Datenaufbewahrung würde Folgendes umfassen:

• Zweck. Eine Aufbewahrungsrichtlinie beginnt mit der Festlegung des Zwecks ihrer Einführung. Beispiele hierfür sind die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen oder die Einhaltung von Richtlinien zur Datenspeicherverwaltung innerhalb der Organisation im Rahmen ihrer Wiederherstellungszielzeiten (Recovery Point Objectives, RPO).
• Benutzer und Standorte. Es hat sich bewährt, die Benutzer und die geografischen Regionen zu ermitteln, für die die Aufbewahrungsrichtlinie gilt. Wenn die Daten nahe an der Quelle gespeichert werden – beispielsweise in der Cloud für Cloud-Workloads oder vor Ort für lokale Workloads –, kann dies die Recovery im Ernstfall beschleunigen.
• Geltungsbereich. Als Nächstes legen Sie den Geltungsbereich der Aufbewahrungsrichtlinie fest und ermitteln Sie die Gesetze, Vorschriften sowie Referenznormen oder Dokumente, die einzuhalten sind.
• Anforderungen. Die Ermittlung der Anforderungen bildet den Kern jeder Aufbewahrungsrichtlinie. Die Anforderungen legen die Dauer der Datenaufbewahrung, die Sicherung der Daten sowie den Umgang mit den Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist fest. Regeln zur Datenvernichtung, zum Umgang mit Datenschutzverletzungen sowie gesetzliche Vorschriften sind ebenfalls Bestandteil einer akzeptablen Aufbewahrungsrichtlinie.
• Prüfungen. Unternehmen sollten regelmäßige Prüfungen ihrer Richtlinien zur Datenaufbewahrung durchführen, um sicherzustellen, dass diese weiterhin aktuell sind und den geltenden Vorschriften sowie den Wiederherstellungszielen des Unternehmens entsprechen.

Warum ist eine Aufbewahrungsrichtlinie wichtig?

Daten sind das Herzstück jedes Unternehmens – seien es Papierrechnungen oder die heute üblicheren digitalen Informationen: Sie alle bilden die Grundlage für die Arbeit eines Unternehmens, vom Lagerbestand bis hin zu den Kundendaten. Unternehmen sollten diese wichtigen Daten identifizieren und erfassen, um den täglichen Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und im Falle gesetzlicher Vorschriften die entsprechenden Anforderungen zu erfüllen.

Eine solide Aufbewahrungsrichtlinie schützt Unternehmen vor finanziellen Verlusten, zivil- und strafrechtlichen Sanktionen, die durch den Verlust von Kundendaten oder die Nichteinhaltung geltender Vorschriften entstehen. Beispiele für hohe Geldstrafen sind in den Wirtschaftsnachrichten an der Tagesordnung.

Das Vertrauen der Kunden zu gewinnen und zu bewahren ist für das Unternehmenswachstum von entscheidender Bedeutung. Kunden erwarten mittlerweile, dass ihre Daten, insbesondere personenbezogene Daten (PII), geschützt sind und vertraulich bleiben. Wenn es um Kundendaten geht, gibt es kaum noch bis gar keine Toleranz mehr für Nachlässigkeit.

Unternehmenswachstum erfordert Planbarkeit und Vertrauen, die durch solide Richtlinien zur Datenaufbewahrung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleistet werden. Unternehmen können in neue Regionen expandieren und dabei sicher sein, dass sie nicht von undurchsichtigen oder unbekannten Vorschriften überrascht werden.

Ransomware und Cyberangriffe nehmen immer mehr zu, weshalb der Schutz der Unternehmensdaten vor solchen Angriffen von entscheidender Bedeutung ist. Eine Richtlinie, die die Aufbewahrung von Daten über einen festgelegten Zeitraum vorschreibt, kann dazu beitragen, zu verhindern, dass Ransomware ein Unternehmen lahmlegt. Da diese Angriffe immer ausgefeilter werden und über längere Zeiträume hinweg im Verborgenen bleiben, ist es wichtig,Richtlinien zur Aufbewahrung von Daten im Falle einer Ransomware-Attacke einbeziehenin der Aufbewahrungsrichtlinie.

Vorteile einer Aufbewahrungsrichtlinie

Digitale Daten und Anwendungen sind die Triebkräfte des Unternehmenswachstums. Die Einführung einer Aufbewahrungsrichtlinie ist für Unternehmen von entscheidender Bedeutung und schützt vor den potenziell schädlichen Folgen eines nachlässigen Umgangs mit sensiblen Informationen.

Die Einführung und Durchsetzung einer Datenschutzrichtlinie bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile:

• Einhaltung von Vorschriften. Richtlinien zur Datenaufbewahrung zielen darauf ab, die gesetzlichen Anforderungen an den Geschäftsbetrieb zu erfüllen, mögliche Strafen zu vermeiden und Daten zur Unterstützung von Prüfungen oder zur Abwehr rechtlicher Ansprüche zu nutzen. Die Einhaltung von Compliance-Standards kann auch die Einhaltung der Vorschriften durch die Kunden in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten gewährleisten, da sie ihnen eine angemessene Sicherheit dafür bietet, dass ihre Daten sicher sind und nicht länger als nötig aufbewahrt werden.
• Operative Effizienz. Ohne Richtlinien zur Datenaufbewahrung verschwenden Unternehmen wertvolle Zeit mit Fragen rund um die Datenaufbewahrung. Ein solider Prozess für die Richtlinien- und Dokumentenverwaltung beseitigt Unsicherheiten und gibt allen Beteiligten klare Vorgaben für den Umgang mit sensiblen Informationen.
• Kosteneinsparungen. Die Richtlinie spart Unternehmen wertvolle Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter, da langwierige Suchen nach Dokumenten entfallen, die in Bergen alter und selten genutzter Informationen vergraben sind. Aufbewahrungsrichtlinien reduzieren zudem den Speicherbedarf eines Unternehmens und senken so die IT-Kosten.
• Sicherheitskultur. Die erste Verteidigungslinie gegen Datenverlust oder -diebstahl sind die Mitarbeiter des Unternehmens. Datenschutzrichtlinien schärfen das Sicherheitsbewusstsein der Mitarbeiter und fördern die Achtung des Datenschutzes. Beides trägt zu einer sichereren Arbeitsumgebung und besser geschützten Daten bei.

Häufige Anwendungsfälle für Aufbewahrungsrichtlinien

Unternehmen jeder Größe benötigen Schutz vor Ransomware-Bedrohungen. Durch einen angemessenen Datenschutz können Kunden Lösungen in alltäglichen Anwendungsfällen einsetzen:

• Verbesserung der Entscheidungsfindung. Richtlinien zur Datenaufbewahrung ermöglichen es Unternehmen, über eine einheitliche Datenquelle zu verfügen, wodurch sich Informationen schnell analysieren und Entscheidungen zu auftretenden Problemen leicht treffen lassen.
• Einhaltung von Vorschriften. Unternehmen können Richtlinien zur Datenaufbewahrung nutzen, um auf Prüfungen zu reagieren und durch ordnungsgemäße Dokumentation und Berichterstattung die Einhaltung der Datenschutzvorschriften nachzuweisen.
• Umsatzwachstum. Richtlinien zur Datenaufbewahrung verschaffen Unternehmen einen besseren Überblick darüber, wie sie Kosten senken, neue Einnahmequellen erschließen und Daten gegebenenfalls monetarisieren können.

Unterstützt Commvault Ihre Aufbewahrungsrichtlinie?

Ja! Commvault unterstützt Richtlinien zur Datenaufbewahrung. Das Lösungsportfolio umfasst:VM & Kubernetes Sicherung,Sicherung der Datenbank,Sicherung von Dateien und Objekten,Microsoft 365 Backup,Salesforce-SicherungundEndpunkt-SicherungErmöglichen Sie es Benutzern, ihre Daten aufzubewahren und Aufbewahrungsrichtlinien entsprechend ihren Anforderungen festzulegen. Einfache Konfigurationsassistenten helfen Ihnen dabei, Ihre Aufbewahrungsrichtlinie festzulegen und gleichzeitig die Sicherheit und Wiederherstellbarkeit Ihrer Daten zu gewährleisten.