Política de retenção de dados

Definição

A política de retenção de dados de uma organização é um conjunto de regras que descreve os tipos de dados que serão retidos pela entidade e por quanto tempo. As políticas de retenção também abordam como os dados são tratados ao final do período de retenção, quando as empresas avaliam opções que vão desde não tomar nenhuma medida até destruir os dados ou arquivá-los.

As políticas de retenção de dados são adotadas para alcançar e manter a conformidade com os requisitos regulatórios relevantes. Por exemplo, se uma organização atua em um setor regulamentado no qual os dados devem ser preservados por sete anos, a política de retenção da empresa deve especificar e fazer cumprir o período de retenção de sete anos determinado.

Um exemplo de cláusula de política de retenção seria “manter o backup diário por sete dias corridos”.

O que é uma política de retenção de dados?

Além da descrição acima, as organizações devemaderir aos padrões internacionais, regionais e setoriaisque regem as regiões onde uma empresa possui clientes ou realiza negócios. Além da obrigatoriedade de reter dados por um período específico, a localização dos dados tornou-se extremamente importante e agora é um elemento constante nas políticas de retenção de dados. Por exemplo, as normas do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia exigem que os dados dos cidadãos da UE sejam armazenados dentro das fronteiras da UE.

Além disso, alguns setores também apresentam requisitos de retenção de dados. As empresas tendem a adotar políticas de retenção de dados que vão além dos requisitos regulatórios vigentes. Isso é especialmente verdadeiro em setores regulamentados, como o de saúde e o de serviços financeiros. Por exemplo, para as empresas que atuam no setor de saúde, um dos requisitos regulatórios específicos é oLei, que regulamenta os dados da área da saúde, e há requisitos relativos ao prazo de retenção da documentação da HIPAA, enquanto os estados regulamentam os requisitos de retenção de prontuários médicos.(1) Além disso, as empresas que operam nos Estados Unidos devem adotarLei Sarbanes-Oxley (SOX)a Lei Sarbanes-Oxley (SOX)

Um aspecto essencial das políticas de retenção de dados é manter o armazenamento primário, que é mais caro, livre para os dados acessados com frequência. Para isso, as empresas definem e aplicam políticas que transferem os dados, ao final de seu período de retenção, para um armazenamento secundário ou terciário mais econômico. Esses níveis de armazenamento podem ser armazenamento em disco local, fita ou até mesmo armazenamento em nuvem, todos com custo mais baixo. Os níveis de armazenamento mais comuns para cópias secundárias e terciárias são o armazenamento em nuvem.Armazenamento cloudtambém oferece aos clientes diferentes níveis de armazenamento, dependendo dos requisitos de retenção de dados. O armazenamento em nuvem pode ser classificado como “ativo”, “inativo” ou “arquivado”, a fim de oferecer aos clientes diferentes estruturas de custo para suas políticas de retenção de dados.

também oferece aos clientes diferentes níveis de armazenamento, dependendo dos requisitos de retenção de dados. O armazenamento em nuvem pode ser classificado como “quente”, “frio” ou “arquivado”, a fim de oferecer aos clientes diferentes estruturas de custo para suas políticas de retenção de dados.

O que deve ser incluído em uma política de retenção de dados?

Conforme observado anteriormente, uma política de retenção ajuda as empresas a gerenciar dados importantes de acordo com as regras e regulamentações que regem seus negócios e a região onde operam.

• Objetivo. Uma política de retenção começa com a identificação do objetivo de sua adoção. Exemplos podem incluir o cumprimento de requisitos regulatórios ou de diretrizes de gerenciamento de armazenamento de dados da organização, como parte de seus objetivos de ponto de recuperação.
• Usuários e locais. Uma boa prática é identificar os usuários e as regiões geográficas que serão abrangidas pela política de retenção. Manter os dados próximos à fonte — seja na nuvem, para cargas de trabalho na nuvem, ou no local, para cargas de trabalho locais — pode acelerar a Recovery quando for necessário.
• Escopo. Em seguida, defina o escopo da política de retenção e determine as leis, regulamentos e normas ou documentos de referência que devem ser respeitados.
• Requisitos. A identificação dos requisitos é o cerne de qualquer política de retenção. Os requisitos definem o período de retenção dos dados, sua proteção e, posteriormente, como lidar com eles ao final do prazo de retenção. Regras para a destruição de dados, o tratamento de violações de dados e os requisitos regulatórios também fazem parte de uma política de retenção aceitável.
• Auditorias. As empresas devem adotar auditorias de rotina em suas políticas de retenção de dados para garantir que elas continuem atualizadas e estejam em conformidade com as normas e regulamentações vigentes, bem como com os objetivos de ponto de recuperação de negócios.

. As empresas devem adotar auditorias de rotina em suas políticas de retenção de dados para garantir que elas ainda estejam atualizadas e dentro dos limites das regras e regulamentações vigentes, bem como dos objetivos de ponto de recuperação de negócios.

Por que uma política de retenção é importante?

Uma política de retenção robusta protege as empresas contra perdas financeiras, sanções civis e penais decorrentes da perda de dados de clientes e do descumprimento das regulamentações vigentes. Exemplos de pesadas sanções financeiras são frequentes nas notícias de negócios.

Conquistar e manter a confiança dos clientes é fundamental para o crescimento dos negócios. Os clientes passaram a esperar que seus dados, especialmente as informações de identificação pessoal (PII), sejam protegidos e permaneçam confidenciais. Já não há praticamente nenhuma tolerância para negligências no que diz respeito aos dados dos clientes.

O crescimento dos negócios exige previsibilidade e confiança, que decorrem de políticas robustas de retenção de dados e da conformidade regulatória. As empresas podem se expandir para novas regiões sabendo que não serão surpreendidas por regulamentações obscuras ou desconhecidas.

O ransomware e os ataques cibernéticos estão se tornando cada vez mais comuns, e proteger os dados da empresa contra esses ataques é fundamental. A adoção de uma política que determine a retenção dos dados por um período predefinido pode ajudar a impedir que o ransomware paralisie uma empresa. À medida que esses ataques se tornam mais sofisticados e permanecem inativos por longos períodos, é importanteincluir diretrizes de retenção específicas para ransomwarena política de retenção.

Benefícios de uma política de retenção

Dados digitais e aplicativos são os motores do crescimento empresarial. A adoção de uma política de retenção é vital para as empresas e protege contra o impacto potencialmente prejudicial do manuseio descuidado de informações confidenciais.

A adoção e a aplicação de uma política de proteção de dados ajudam as empresas de várias maneiras:

• Conformidade regulatória. As políticas de retenção de dados visam atender aos requisitos regulatórios para as operações comerciais, evitar possíveis penalidades e utilizar os dados para apoiar auditorias ou defender-se contra ações judiciais. O cumprimento das normas de conformidade também pode garantir que os clientes respeitem seus dados pessoais, pois lhes proporciona uma garantia razoável de que suas informações estão seguras e não serão mantidas além do necessário.
• Eficiência operacional. Sem políticas de retenção de dados, as empresas acabam perdendo tempo valioso com questões relacionadas à retenção de dados. Contar com uma política robusta e um processo de gestão de documentos elimina as incertezas do processo e oferece a todos orientações claras sobre como lidar com informações confidenciais.
• Economia de custos. A política poupa tempo valioso dos funcionários das empresas, eliminando longas buscas por documentos enterrados em pilhas de informações antigas e raramente consultadas. As políticas de retenção também reduzem a capacidade de armazenamento necessária para uma organização, diminuindo assim os custos de TI.
• Cultura de segurança. A primeira linha de defesa contra a perda ou o roubo de dados são os funcionários da empresa. As políticas de proteção de dados aumentam a conscientização dos funcionários em relação à segurança e o respeito pela privacidade dos dados. Ambos contribuem para um ambiente de trabalho mais seguro e para uma melhor proteção dos dados.

Casos de uso comuns para políticas de retenção

Organizações de todos os tamanhos precisam de proteção contra ameaças de ransomware. A proteção adequada de dados permite que os clientes implementem soluções em casos de uso cotidianos:

• Melhorar a tomada de decisões. As políticas de retenção de dados permitem que as organizações tenham uma única fonte de verdade, facilitando a análise rápida das informações e a tomada de decisões sobre questões que surjam.
• Conformidade regulatória. As empresas podem utilizar políticas de retenção de dados para responder a auditorias e demonstrar conformidade com as regulamentações sobre dados por meio de documentação e relatórios adequados.
• Crescimento da receita. As políticas de retenção de dados proporcionam às empresas maior visibilidade sobre formas de reduzir despesas, criar novas fontes de receita e monetizar os dados, quando for o caso.

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